Desempeño(s):
· Configura y prepara el documento antes de imprimirlo en
Word 2010.
TEMA # 4. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA EN WORD 2010
Vídeo sobre combinar correspondencia:
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¿Qué es la combinación de correspondencia?
Esta función consiste en automatizar la generación de un
conjunto de cartas, para enviarlas a un conjunto de personas. Está basado en una carta previamente
escrita, y en un conjunto de datos que pueden crearse directamente en Word, insertarse
desde un archivo de Excel, o insertarlas desde una lista de Microsoft Outlook.
Por ejemplo, los recibos de pago de las cuentas de los servicios básicos, donde
en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente. El
resultado final será la generación de un conjunto de cartas, tantas como
registros de datos hayamos digitado.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
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¿Qué se necesita para realizar la combinación de correspondencia?
Para realizar la combinación de
correspondencia se necesitan algunas cosas:
1. Una carta de modelo, digitada en Word.
2. Una base de datos de personas, con información
sobre ellos como por ejemplo: nombre, apellidos, dirección, teléfono, email, barrio,
ciudad, etcétera, creada en Word, importada desde Excel, o desde Outlook.
3. Como resultado se produce un documento
combinado con un total de páginas igual a la cantidad de datos digitados en la
base de datos.
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¿Cuál es el proceso para realizar la combinación de correspondencia?
El proceso de combinación de correspondencia implica
los siguientes pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principal (carta modelo), contiene el
texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado.
Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remitente o el saludo, el
membrete, etcétera.
2. Conectar el
documento a un origen de datos. Un origen
de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un
documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una
carta, el teléfono, el email, etcétera.
3. Limitar la
lista de destinatarios o de elementos.
Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento,
o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de
correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la
correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del
archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4. Agregar
marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, al
documento. Se incrustan los campos de los
registros que se guardaron en el origen de datos, en la carta modelo. Cuando
realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con
información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una
vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de
imprimir todo el conjunto. El documento combinado contendrá tantas copias como
registros de datos se hayan digitado.
TALLER No. 4
ACTIVIDAD
No. 1. Lea el texto que viene en la guía, analícelo; escriba cada pregunta en
su cuaderno y la respuesta en su cuaderno.
1.
¿Qué es
la combinación de correspondencia?
2.
¿En qué
se basa la combinación de correspondencia?
3.
Haga o
pegue el dibujo del proceso de combinación de correspondencia.
4.
Escriba
las tres cosas que se necesitan para combinar correspondencia.
5.
Escriba la
secuencia de pasos para llevar a cabo la combinación de correspondencia.
6.
Escriba
tres cosas que aprendió sobre este tema.
Fuentes de Información:
http://aulaclic.es/word-2010/t_14_1.htm (Curso
de Word Aulaclic)
