TEMA # 4. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2010

Desempeño(s):

·    Configura y prepara el documento antes de imprimirlo en Word 2010.

TEMA # 4. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2010

Vídeo sobre combinar correspondencia:

$ ¿Qué es la combinación de correspondencia?

Esta función consiste en automatizar la generación de un conjunto de cartas, para enviarlas a un conjunto de personas. Está basado en una carta previamente escrita, y en un conjunto de datos que pueden crearse directamente en Word, insertarse desde un archivo de Excel, o insertarlas desde una lista de Microsoft Outlook. Por ejemplo, los recibos de pago de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente. El resultado final será la generación de un conjunto de cartas, tantas como registros de datos hayamos digitado.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.

$ ¿Qué se necesita para realizar la combinación de correspondencia?

Para realizar la combinación de correspondencia se necesitan algunas cosas:

1.    Una carta de modelo, digitada en Word.

2.  Una base de datos de personas, con información sobre ellos como por ejemplo: nombre, apellidos, dirección, teléfono, email, barrio, ciudad, etcétera, creada en Word, importada desde Excel, o desde Outlook.

3.   Como resultado se produce un documento combinado con un total de páginas igual a la cantidad de datos digitados en la base de datos.

$ ¿Cuál es el proceso para realizar la combinación de correspondencia?

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1.   Configurar el documento principal. El documento principal (carta modelo), contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remitente o el saludo, el membrete, etcétera.

2.   Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta, el teléfono, el email, etcétera.

3.   Limitar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.

4.   Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, al documento. Se incrustan los campos de los registros que se guardaron en el origen de datos, en la carta modelo. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.

5.   Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. El documento combinado contendrá tantas copias como registros de datos se hayan digitado.

TALLER No. 4

ACTIVIDAD No. 1. Lea el texto que viene en la guía, analícelo; escriba cada pregunta en su cuaderno y la respuesta en su cuaderno.

1.      ¿Qué es la combinación de correspondencia?

2.      ¿En qué se basa la combinación de correspondencia?

3.      Haga o pegue el dibujo del proceso de combinación de correspondencia.

4.      Escriba las tres cosas que se necesitan para combinar correspondencia.

5.      Escriba la secuencia de pasos para llevar a cabo la combinación de correspondencia.

6.      Escriba tres cosas que aprendió sobre este tema.

Fuentes de Información:

http://aulaclic.es/word-2010/t_14_1.htm   (Curso de Word Aulaclic)